Le cachet d'entreprise, que nous connaissons aussi simplement sous le nom de tampon, s'utilise le plus souvent pour authentifier des documents. Bien qu'il n'ait pas de valeur juridique et qu'il ne soit pas obligatoire, de nombreuses entreprises continuent de l'utiliser. Quel est son intérêt ? Quelles informations doit-il mentionner ? Comment s'en procurer ?

Pourquoi utiliser un cachet d'entreprise ?

Dans un monde de plus en plus digitalisé, certaines entreprises choisissent délibérément de continuer à utiliser un cachet d'entreprise. Il est particulièrement utile dans les entreprises où le digital n'est pas encore massivement déployé, et aussi là où la tradition reste importante.

Le cachet d'entreprise agit comme un sceau de reconnaissance. Il est spécialement conçu pour la société et peut servir à des fins commerciales ou administratives. Son utilisation n'est pas une obligation, mais il permet toutefois de véhiculer certaines informations sur l'entreprise, qui sont rajoutées pour les clients et les fournisseurs. Le cachet d'entreprise prend de la valeur légale quand il est accompagné de la signature d'une personne habilitée à signer ce genre de document.

Ce tampon s'utilise surtout pour des documents officiels, administratifs ou commerciaux, qu'il permet alors de valider et d'authentifier. Il ajoute de la crédibilité et augmente le sentiment de confiance que des clients ou partenaires peuvent ressentir pour l'entreprise.

Cet instrument de bureau est aussi peu couteux, et le prix d'un tampon personnalisé se chiffre le plus souvent en dizaines d'euros. Pour le commander, une entreprise n'a pas besoin de fournir de justificatif. Il s'agit donc d'un produit très facile à obtenir.

Les mentions du cachet d'entreprise

Les informations mentionnées sur le cachet d'entreprise dépendront du type de l'entreprise et de l'utilisation que vous allez en faire.

Utilisation externe du tampon

Les informations à mentionner sur ce tampon sont précisées par l'article R123-237 du Code du commerce, s'il est utilisé à des fins officielles ou commerciales, en externe. De manière générale, il rappelle les informations à mentionner obligatoirement sur les documents officiels et retrouvées dans l'en-tête.

Il s'agit :

• du nom de la société,
• de sa forme juridique,
• de son adresse,
• de certains numéros d'identification (SIRET, APE ou NAF, SIREN, RCS et la ville d'immatriculation),
• des données de contact.

Les entreprises dont le siège se trouve à l'étranger doivent également mentionner leur dénomination sociale ou encore leur forme juridique. Le numéro d'immatriculation dans le pays où elles se trouvent (si applicable) et le numéro de TVA intracommunautaire sont aussi nécessaires sur le cachet d'entreprise.

Dans le cas d'une location-gérance ou de mandataire-gérance, les informations à mentionner sont les mêmes que pour une entreprise standard. Vous devrez toutefois faire la mention de « location-gérance » ou de « mandataire-gérant » sur le devis ou sur la facture. Si votre société est bénéficiaire d'un contrat d'appui, le cachet devra mentionner la dénomination sociale, l'adresse du siège social et le numéro unique d'identification de l'entreprise d'appui. Pour les autoentrepreneurs, le cachet ne devra mentionner que la dénomination sociale, l'adresse du siège social et le numéro de SIRET de l'entreprise.

L'omission de ces mentions peut vous exposer à une amende entre 90 et 375 euros, prévue pour les contraventions de 4e classe par l'article R.123-237 du Code du commerce.

Utilisation interne du cachet d'entreprise

Si le tampon professionnel est commandé pour une utilisation en interne, les informations qu'il mentionnera dépendront de sa destination et de son utilisateur. Il peut par exemple mentionner le nom de la personne et sa fonction dans l'entreprise, ou encore le nom du service.

Comment sont réalisés les tampons ?

Traditionnellement, le cachet d'entreprise était découpé dans du caoutchouc au moyen de couteaux de découpe, ou d'autres instruments de coupe de précision. Produire un tampon avec ce genre d'outil demande un travail minutieux.

Il est aujourd'hui facilité par la création de l'impression laser. Cette dernière est commandée numériquement et creuse des zones sans texte sur l'empreinte caoutchouc. De cette manière, le texte sort en relief. Il est imprimé en miroir sur le tampon, pour apparaitre dans le bon sens de lecture une fois qu'il est tamponné.

La qualité du cachet est ensuite vérifiée sur une feuille, mais la précision des machines assure des résultats fiables la plupart du temps. L'humain joue toujours un rôle important dans la personnalisation des tampons encreurs. Des vérifications sont effectuées à plusieurs étapes par des opérateurs afin de s'assurer de la qualité des maquettes. Ce travail de contrôle permet de vérifier que l'ensemble est lisible.

Les différents tampons pour les cachets d'entreprise

L'empreinte est montée sur un manche qui est traditionnellement en bois. C'est le tampon que nous avons connu à l'école ou dans les administrations étant plus jeunes. Le manche s'étire en longueur pour être plus facile à prendre en main. Le bas — qui accueille l'empreinte — est plat. Avec ce modèle manuel, il faut utiliser un tapis d'encre, ou encreur, à part pour imbiber l'empreinte d'encre. De nos jours, ce tampon s'utilise surtout en interne, avec des mentions comme « payé », « validé » ou encore « confidentiel ». On le retrouve aussi dans l'événementiel en tampon de tatouage.

Les tampons auto-encreurs ou automatiques, beaucoup plus sophistiqués, sont équipés d'une réserve d'encre intégrée et sont directement prêts à l'emploi. Il se distingue donc de la version traditionnelle du tampon par son encrage automatisé et aussi par les matériaux qui le compose. Il est le plus souvent fait de plastique rigide et de pièces de métal, pour plus de solidité. Une seule pression de la main suffit à encrer l'empreinte avant de l'imprimer sur votre document.

Où trouver des tampons pour les cachets d'entreprise ?

Cet instrument de bureau peut être commandé chez un professionnel, dans un magasin physique ou sur internet. Si vous l'achetez sur le web, nous vous recommandons de passer par un site qui vous propose directement sa personnalisation à partir d'un catalogue de modèles.

Vous n'aurez simplement qu'à fournir les informations relatives à votre entreprise pour que le professionnel réalise la personnalisation avant de vous livrer votre cachet d'entreprise. La personnalisation se fait à la ligne. Le texte fait le plus souvent entre 3 et 7 lignes. Vous pourrez ainsi bénéficier d'un cachet d'entreprise moderne pour une utilisation très traditionnelle.

Source :

https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000023379456/